La lista decía 15 %

El edificio era más grande de lo que nos habían presentado. Lo supimos a los pocos minutos de entrar. Materiales por todas partes: las dos primeras plantas principales concentraban la mayor parte, pero cada planta superior cargaba también con su parte de equipos. Unidades de climatización de gran tamaño. Equipos interiores, equipos exteriores. Materiales allá donde miraras.

El problema del 15 %

Después tomamos la lista que nos habían entregado — el inventario de registro del cliente — y la contrastamos con lo que teníamos delante.

Cubría alrededor del 15 % de lo que realmente había en el sitio.

Piénselo un momento desde la silla de un prestamista. En algún punto, las decisiones sobre esta propiedad se apoyaban en un documento que omitía la mayor parte de lo que contenía el edificio.

Una brecha así cambia el trabajo. Ya no está confirmando una lista. Está construyéndola.

Contar antes de poder empezar

Ni siquiera pudimos empezar por el edificio principal. Al lado había un almacén lleno de inventario que debía trasladarse primero: todo lo que puede imaginarse para una torre con residencias de lujo, restaurantes y zonas comunes en la azotea. Así que inventariamos a medida que lo movían, y nada entró al edificio sin contarse.

De la planta baja a la azotea

A partir de ahí, de la planta baja a la azotea. El sistema no era complicado, y esa era precisamente la idea. Todo equipo de gran tamaño situado en una planta se registraba bajo el número de esa planta, de modo que cualquier unidad pudiera rastrearse hasta el lugar donde realmente estaba. Cuando el mismo artículo aparecía dos veces, no lo dábamos por supuesto: lo marcábamos para revisión, ya fuera un registro duplicado o simplemente otra unidad idéntica en esa planta o en otro punto del edificio.

Nueve días en obra. Once, doce horas al día. Algo más de 1.000 partidas al terminar, cada una vinculada a una planta, una categoría, una ubicación, una cantidad, una unidad y una fotografía de respaldo. Fue el proyecto más grande que hemos asumido hasta la fecha, y más de lo que esperábamos al entrar. Avanzamos con método y terminamos el trabajo.

Lo que recibió el cliente

Lo que recibió el cliente no fue un montón de notas. Fue un libro de trabajo. Hallazgos organizados por planta. Resúmenes por planta y por categoría de equipo. Y un informe de discrepancias que alinea cada artículo que el cliente había listado con lo que realmente encontramos en el sitio, de manera que si más adelante alguien pregunta por qué el conteo dice lo que dice, la respuesta está en la página, con una fotografía detrás.

Antes de confiar en su lista

Si usted es el responsable de una propiedad así, el consejo honesto es tratar la lista que tiene como no verificada hasta que alguien la compruebe físicamente. La nuestra llegó al 15 %. Hicieron falta nueve días dentro del edificio y de cuatro a cinco semanas de principio a fin para sustituirla por un libro de trabajo en el que inversores, bancos, síndicos y prestamistas pudieran apoyar su decisión. Sea lo que sea lo que guarde su edificio, el conteo solo es real cuando alguien se ha puesto delante de cada artículo de la lista.

¿Se enfrenta a una propiedad donde la lista no coincide con el edificio? Agende una consulta y hablamos de cómo sería la verificación para su sitio.